选择正确的合规报告系统

选择为化妆品和营养行业选择实施和使用法规遵从报告系统时需要考虑的因素和步骤是什么

实施新的法规遵从系统的决定并不总是那么容易,但是有一点已经意识到,当前的手动流程和工作效率太低而无法继续,并且公司如果不进行更改就无法实现其增长目标

理解变革需求的关键时刻是一个关键的转折点,但您从何处去?本文将探讨选择实施和使用针对化妆品和营养行业的法规遵从报告系统的不同考虑步骤和生命周期。

确定目标

您想在公司层面完成什么

甚至在考虑系统之前,首先要了解您的目标,您要在团队或部门中解决什么问题,这一系统将如何与公司的大规模目标保持一致,这一点很重要,然后再进行详细介绍

也许您的公司有新的收入目标正在努力实现,而您的部门需要平稳运行才能获得这些高额金额,或者您的公司可能正在进入从未出售过的国家,并且有一个目标是要出售一定数量的产品在较短的时间范围内购买产品,这将影响您的监管部门,他们需要确保所有这些新配方都符合规定

与您的团队一起定义这些目标并提供可靠的可靠清单非常重要,您可以在以后参考

尽管每个公司确实都有不同的重点,但是将定义的目标用作驱动程序,以指导您遵循法规遵从系统中的标准以满足商业化需求至关重要,这是一些高级目标的示例

  • 通过减少产品上市时间来在竞争对手之前进入市场
  • 明年公司收入达到XX百万美元
  • 在接下来的几个月中为X个产品线添加XX个产品
  • 扩展到中国和日本扩展到营养

您需要采取哪些步骤来实现这些商业化目标

当深入研究选择合规报告系统时,概述实现内部目标所需的内部步骤很有价值,您需要在监管部门内做什么才能实现这些目标

毕竟,如果产品不合规,您将无法出售产品。请考虑合规性报告系统的性质以及使用作为单一事实来源的自动化系统可以完成的工作

这些细节将使从一开始就与系统建立更有效的伙伴关系

例如,如果您公司的目标是通过多个内部流程来缩短产品上市时间,则可能需要进行更改,尤其是从法规角度而言

如果您没有及时为每个产品创建必要的报告和检查,您将冒着违规或无法在某些地区销售产品的风险。

考虑所需的变更,以减少上市时间,同时保持每个配方的合规性您很可能需要提高效率,改善对所有产品的沟通和可及性,其产品文档可自动执行合规性报告并更快地获取准确的法规知识

这些是合规系统应使您能够执行的所有操作以下是合规系统的更具体的法规目标

  • 可以按辖区快速访问全球法规限制数据和规则,以制定符合法规的战略并做出明智的决策
  • 使用包含所有产品配方和原材料文档的集中式存储库,可以在其中收集和存储属性,以便快速参考和报告,从而改善跨职能沟通
  • 只需单击一下按钮,即可通过配方RM或INCI级物质生成合规报告,从而实现合规报告的自动化
  • 轻松访问化妆品成品配方和原料水平数据,以便查看和报告数据中的属性
  • 通过保持在不断变化和即将到来的法规方面的领先地位,从被动方式转变为主动方式

在某些情况下,系统提供商将提供文档以帮助您了解自己的需求,并进一步采取步骤以指导您进行需求发布流程

在系统中寻找什么

定义选择标准

定义了目标之后,您可以确定系统中要寻找的优先级,将使用哪些标准对提供商进行排名以下是一些示例,但是根据公司结构的需求和目标,列表可能会有所不同

  • 有条理的合规系统应该改善您最新文档的可访问性,并允许快速信息检索和报告
  • 减少人工工作,自动化系统应简化流程,其中可能特别包括监管审查报告生成,访问更新的监管信息等
  • 报告系统应该能够分解组装的产品配方原料和成分级别的详细信息,以便可以快速完成灵活的模板化合规性报告
  • 法规遵从系统的文档库应具有所需文档的快速视图以及原材料库及其相关属性,该信息应易于使用清晰的仪表板查看
  • 系统的单一事实来源应该是合规信息和报告的所在地,以最大程度地减少保存在驱动器中的文档的多个版本,并用作跨部门的集中存储库
  • 准确的合规系统应使您以最小的努力和快速的可搜索性及时了解最新的管辖法规。
  • 易用性用户友好的系统允许轻松导航和流程的高层次可见性,以及与队友进行交流的简便方法。系统还应该足够灵活,以提供不同的用户限制
  • 客户服务响应能力合规系统应该有一个友好的支持人员来协助您解决可能遇到的任何系统或法规问题,并就您将来的任何需求与您合作

合适的选择过程

确定了目标并确定了优先级的标准之后,就该研究最适合您需求的合规性报告软件了。在必要的电话会议和演示之后,考虑由公司来检查您的所有复选框

至关重要的是,不仅要解决软件问题,还要确保您与适合您公司的正确团队合作,超越您的团队来理解和满足您的需求

合规报告系统可能是一项巨大的承诺,并且重要的是要知道,在整个过程中,您将获得优先服务,这将为您提供充分的关注和必要的培训

实施系统

法规遵从性报告系统通常包含一个实施元素,因为它允许报告功能适用于您的特定文档公式,配料,原材料属性等

期待在您分配给项目团队的地方开始协作项目,您将一起审查项目计划和系统设计裁定(如果适用),并为实施制定路线图,其中包括定期的节奏电话和预定的时间表

通常,该过程通常涉及以下数据审核以及清理数据负载的配置和培训。一些实现包括一个附加的自定义开发步骤

数据审核和清理实施计划到位后,就该为系统提供商准备清理和加载数据了,这可能包括与提供商一起提供数据并识别字段和项目

与系统提供商协作进行任何数据澄清,如果您要跟踪与特定目标相关的指标,请确保在设置字段时考虑这些指标,然后系统提供商将提取并清理数据

数据清理包括查找数据中的不一致之处,并确保在加载过程中解决这些不一致之处,从而确保将数据正确导入到您的系统中

资料载入审核并清理数据后,您的提供商将获得后端任务,以使您的文档与使用不同测试环境的对象进行匹配,并根据需要执行其他质量检查。然后,您的信息将输入到您的系统中,其中包括原材料,原料,配方,关联的成品文档和任何其他相关信息

组态您的实例将根据最初商定的规格进行设置,包括购买的产品,用户角色和分配以及所需的其他详细信息

您的提供商可能会发布跟踪项目的方法,以对QC数据执行其他测试并协调最终用户测试和支持的时间。此时,将进行最终迁移并完成合规性报告

训练配置完您的实例后,期望进行培训以深入到您的实例中培训可以包括电话或会议屏幕共享用例和指南以及其他文档

与您的提供商进行培训方面的合作可实现无缝过渡,其中还包括一个有组织的过程,用于提交问题并解决错误或其他问题

发展历程在某些情况下,可能会在完成系统的实施过程中或完成后与提供商合作建立定制开发。在这些情况下,提供商将与您一起确定公司需求的必需设计规范,以便产生附加功能或特性。进一步帮助您的团队实现目标

图公司z生命周期

案例研究公司Z

Z公司与Ithos Global之间的工作关系,从手动流程到持续改进

当Z公司一个化妆品品牌失去其监管团队的关键成员时,这是该公司寻求监管解决方案的转折点。其流程是手动的,并且团队减少了,因此要审查法规遵从性并满足其严格的产品要求具有挑战性商业化期限

没有合规报告系统,公司Z缺乏单一的事实来源,它需要一个文档管理系统,并且其员工周转的方法对复杂的培训过程具有反应

该公司利用手动报告流程,其监管审查流程耗时很长,典型的时间表是四个星期

Z公司调查了法规遵从解决方案以应对其当前的手动流程。Z公司寻求一种能够组织起来能够报告合规公式的解决方案,以便将文档存储库作为单一事实来源,利用公司自己的文档模板并提供法规更新

Z公司收到其他公司的介绍,使每个解决方案均符合其标准,并选择Ithos Global作为其服务提供商

使用合规报告系统的生命周期
在与Ithos Global公司的持续合作关系中,Z公司经历了以下阶段

实施公司Z在Ithos信息网络IIN上有3到5个月的实施时间表,在那里它提供了信息并与Ithos团队合作在系统中启动和运行每周的呼叫和培训使此过程变得无缝

将IIN整合到日常使用中,Z公司迅速开始在系统中运行报告,以了解其配方中各成分的合规性状态,从一开始就明显节省了时间,并且公司能够输出模板报告

增加了新闻通讯和季度更新,Ithos Global引入了更全面的方式报告Ithos信息网络的监管季度更新,从而增强了Z公司对当前和即将实施的监管的监管知识

年度评估在第一年,Z公司提出了一个问题:Ithos可以在系统内实现更多自动化吗?具体来说,Z公司希望能够跟踪和报告配料重量,并计算IIN中的总体积,以便向NICNAS报告并向能够在并排比较视图中按属性查看所有原材料

增强功能Z公司与Ithos Global合作,添加了所需的功能,而Ithos Global向IIN添加了RM比较和导入跟踪功能

连续的提高Z公司正在不断地重新评估其需求,并在与Ithos的伙伴关系中不断发展。

通过合规报告系统,Z公司能够通过Ithos信息网络获得以下成果

  • 配方原料文档和报告是真实的来源之一
  • 积极主动的员工周转方法
  • 更有效的培训,减少错误
  • 自动化报告,提高准确性
  • 从构思到最终配方批准的现场监管评估
  • 缩短时间表将其监管评估时间表缩短了一半

图形实现

摘要

选择法规遵从系统时,重要的是要了解您的公司目标以及部门特定目标,以便获得最有效的结果

在决定解决方案提供商时,了解您现在所处的位置以及您想成为的位置至关重要,一旦做出决定,这可能是一个持续不断的增长过程,可以实现您的目标

有了合适的系统,您就可以大大改善系统,减少产品发布时间并提高投资回报率

在Ithos Global,我们的重点是专门针对化妆品和营养行业的解决方案,了解我们如何利用我们必不可少的生产力增强工具和广泛的全球法规知识来加快您的上市时间

特色公司

埃索斯·格洛维尔 (更多信息, 网站)